供應(yīng)商準(zhǔn)入管理就是采購方在實(shí)際采購尋源之前,對(duì)可能發(fā)生合作關(guān)系的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查認(rèn)證,把經(jīng)過資質(zhì)審查認(rèn)定合格的供應(yīng)商納入企業(yè)合格供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)作為采購尋源時(shí)的備選供應(yīng)商。供應(yīng)商準(zhǔn)入管理就是要將采購風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)前移,由“把不合格物資拒之門外”升格為“把不合格供應(yīng)商拒之門外”。
一、制定準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)
供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)是釆購方根據(jù)不同類型物資特性和既控制供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)又降低采購成本的目標(biāo)而設(shè)定的合作供應(yīng)商門檻,主要衡量供應(yīng)商是否有能力按質(zhì)、按時(shí)、按量、低成本、高效率供應(yīng)采購方要求的產(chǎn)品和服務(wù)。
采購方應(yīng)根據(jù)企業(yè)所需物資的特性、質(zhì)量和數(shù)量要求,從供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、倉儲(chǔ)運(yùn)輸能力、質(zhì)量保證體系、售后服務(wù)體系、履行社會(huì)責(zé)任等方面,制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn),并嚴(yán)格按照準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)判定供應(yīng)商是否具備與采購方進(jìn)行合作的條件。
供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)企業(yè)物資需用標(biāo)準(zhǔn)的變化、外部市場環(huán)境的變化以及采購管理要求的變化而及時(shí)修訂完善。
二、 嚴(yán)格資質(zhì)審查
供應(yīng)商資質(zhì)審查是判斷供應(yīng)商是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn),能否允許與其建立合作關(guān)系的重要環(huán)節(jié)。
資質(zhì)審查的重點(diǎn)包括:一是檢查供應(yīng)商提交的基本信息是否真實(shí);二是核實(shí)供應(yīng)商固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、資產(chǎn)負(fù)債率等財(cái)務(wù)信息是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)要求;三是檢查供應(yīng)商提交的各類資質(zhì)證書是否符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。
三、 堅(jiān)持現(xiàn)場考察
現(xiàn)場考察是對(duì)申請(qǐng)加入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的供應(yīng)商資質(zhì)、能力進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查和評(píng)估,是確認(rèn)能否與其建立合作關(guān)系至關(guān)重要的環(huán)節(jié),是全面了解供應(yīng)商真實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營情況、提前識(shí)別和防范采購風(fēng)險(xiǎn)的非常重要的措施。具體包括以下幾個(gè)方面:
一是現(xiàn)場調(diào)查核實(shí)供應(yīng)商提報(bào)的書面資料,核實(shí)填報(bào)內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確,確認(rèn)是否具備相應(yīng)的資質(zhì),認(rèn)定是否具有相應(yīng)的生產(chǎn)和供應(yīng)能力。
二是現(xiàn)場評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、加工制造設(shè)備、檢測控制手段、各環(huán)節(jié)質(zhì)量控制措施等是否符合要求,了解供應(yīng)商的經(jīng)營理念、企業(yè)文化、競爭實(shí)力、管理體系、人員素質(zhì)是否滿足采購要求。
三是在現(xiàn)場考察過程中,了解供應(yīng)商在原材料質(zhì)量管理、生產(chǎn)過
程管理、設(shè)備運(yùn)行管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理、生產(chǎn)現(xiàn)場環(huán)境管理、人員管理等方面是否存在異常情況,并在可能的情況下提出改進(jìn)的意見和建議,幫助供應(yīng)商提高供應(yīng)保障能力。
國際化大公司都非常重視供應(yīng)商的準(zhǔn)入認(rèn)證和現(xiàn)場考察工作,在辦理供應(yīng)商準(zhǔn)入認(rèn)證前都要組織專門考察小組赴現(xiàn)場調(diào)查了解情況。中國石化國際事業(yè)有限公司在推薦中國制造的設(shè)備材料出口業(yè)務(wù)中,
??松梨凇づ啤⑸程匕⒚赖葒H化大型石油石化公司通常都派專門團(tuán)隊(duì)到中國供應(yīng)商制造現(xiàn)場了解情況,現(xiàn)場評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量管理狀況、技術(shù)水平、研發(fā)能力、資金狀況等,按照規(guī)定程序進(jìn)行嚴(yán)格考察和認(rèn)證。對(duì)于有合作潛力的供應(yīng)商,國際化大公司往往對(duì)考察中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)目提出改進(jìn)建議,供應(yīng)商改進(jìn)后再次組織人員到現(xiàn)場檢查,直至完全達(dá)到準(zhǔn)入要求才能辦理準(zhǔn)入認(rèn)證。
在其提交的書面文件經(jīng)初審合格后一律組織開展現(xiàn)場考察,按照統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的工作程序,實(shí)地評(píng)估其供應(yīng)服務(wù)能力,防控物資采購風(fēng)險(xiǎn)。
一是組建供應(yīng)商準(zhǔn)入資格審查專家團(tuán)隊(duì)。審查專家主要來自于中國石化各單位技術(shù)、設(shè)計(jì)、工程、設(shè)備等專業(yè)部門,以及為中國石化服務(wù)的監(jiān)造、檢測等專業(yè)領(lǐng)域?qū)<?。目前,已?jīng)構(gòu)建了涵蓋煤炭、化工、材料、技術(shù)、動(dòng)設(shè)備、靜設(shè)備、電氣儀表等7個(gè)專業(yè)、近1500人的集團(tuán)化采購物資供應(yīng)商資格審查專家團(tuán)隊(duì)。
二是制定統(tǒng)一的現(xiàn)場考察評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。從供應(yīng)商基本資質(zhì)、生產(chǎn)制造能力、研發(fā)能力、質(zhì)量保證體系、倉儲(chǔ)運(yùn)輸能力、售后服務(wù)體系等6個(gè)方面,按專業(yè)制定量化的現(xiàn)場考察評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),設(shè)置否決項(xiàng)和合格分?jǐn)?shù)線。
三是規(guī)范現(xiàn)場考察工作程序。第一,按照就近原則,從審查專家團(tuán)隊(duì)中抽取從事技術(shù)、設(shè)計(jì)、采購、設(shè)備管理、監(jiān)造等工作的專業(yè)人員3?5人,組建現(xiàn)場考察小組,明確1名組長牽頭負(fù)責(zé)。第二,到達(dá)供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場后,考察小組首先介紹考察目的和程序,了解供應(yīng)商近期生產(chǎn)經(jīng)營總體狀況,隨后通過查閱資料、現(xiàn)場查看、個(gè)別訪談等方式開展現(xiàn)場考察。第三,考察小組按照評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)進(jìn)行評(píng)分,集中審核供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄,集中評(píng)價(jià)供應(yīng)商的供應(yīng)服務(wù)能力,集中討論提出供應(yīng)商存在的問題和改進(jìn)建議,形成供應(yīng)商現(xiàn)場考察評(píng)價(jià)意見。
四、 選擇優(yōu)勢產(chǎn)品
供應(yīng)商生產(chǎn)提供的產(chǎn)品往往有很多種類,既有處于市場競爭優(yōu)勢的產(chǎn)品,也有處于市場競爭劣勢的產(chǎn)品。采購方在辦理供應(yīng)商準(zhǔn)入認(rèn)證時(shí),應(yīng)嚴(yán)格限定其許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄,確保將來采購的是供應(yīng)商的優(yōu)勢產(chǎn)品,這是采購方充分利用供應(yīng)商的競爭優(yōu)勢、提高供應(yīng)保障能力的有效措施。具體包括以下幾個(gè)方面:
一是辦理供應(yīng)商準(zhǔn)人認(rèn)證時(shí),應(yīng)嚴(yán)格限定許可供應(yīng)產(chǎn)品清單,盡量只將其優(yōu)勢產(chǎn)品列入許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄,以杜絕“萬能供應(yīng)商”。
二是規(guī)定采購人員只能在供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄范圍內(nèi)釆購,杜絕超許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄范圍采購,確保供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)可控。
三是定期清理供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄,對(duì)發(fā)生質(zhì)量問題和因技術(shù)進(jìn)步致使產(chǎn)品功能落后等處于競爭劣勢的產(chǎn)品,應(yīng)及時(shí)從供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄中清除。
五、 持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)
供應(yīng)商群體既不能過于動(dòng)蕩,也不能是死水一潭。企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商群體持續(xù)優(yōu)化的動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制,吐故納新,保持供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的活力,不斷提升供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量。具體包括以下幾個(gè)方面:
一是建立供應(yīng)商資源的主動(dòng)搜尋機(jī)制。采購方應(yīng)有全球化的視野,在全球范圍內(nèi)搜尋能夠支持企業(yè)持續(xù)發(fā)展的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,并主動(dòng)與這些供應(yīng)商建立合作關(guān)系,而不是坐等供應(yīng)商自薦上門。
二是建立供應(yīng)商名單的定期清理機(jī)制。對(duì)于一段時(shí)期無交易業(yè)績的供應(yīng)商,企業(yè)應(yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)清理,防范與長期無業(yè)績供應(yīng)商在不了解其現(xiàn)狀時(shí)交易可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
三是加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營許可證、特種設(shè)備壓力容器證等重要資質(zhì)有效期的實(shí)時(shí)監(jiān)控,到期前給予提示,超過有效期不更新的,必須停止交易資格,防范供應(yīng)商違法經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)。
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